Contactbeheer

Contacten vormen de basis voor cliënten in Legalsense, maar een contact kan ook een andere rol hebben, zoals debiteur, contactpersoon of wederpartij. In dit artikel leest u hoe u een nieuw contact toevoegt, welke velden er zijn, en hoe u een bestaand contact vindt, bewerkt en beheert.

Een contact toevoegen

Ga naar Dossiers → Contacten en klik op Nieuw contact om het formulier te openen waarin u de contactinformatie, de declaratiegegevens en andere contactgegevens invult.

Formulier voor een nieuw contact, met de velden om een nieuw contact in te voeren.

Contactinformatie

Kies Organisatie om een bedrijf als contact toe te voegen, of Natuurlijk persoon als het contact een persoon is. De twee opties hebben verschillende velden.

Formulier voor een nieuw contact, met de velden voor de contactinformatie van een organisatie.

Velden met een sterretje (*) zijn verplicht. Vul zoveel mogelijk contactinformatie in: dat helpt bij een conflict check en wanneer u later debiteurgegevens raadpleegt. Naast de standaardvelden kunt u Legalsense Support vragen extra velden verplicht te maken voor uw omgeving.

Legalsense legt uw keuze voor Organisatie of Natuurlijk persoon vast als het type van het contact. U ziet dit overal waar contacten worden getoond of gezocht, bijvoorbeeld als kolom bij het zoeken naar contacten, en het is een van de velden waarop een conflict check zoekt.

Let op: Als de koppeling voor bedrijfsgegevens is ingeschakeld in uw omgeving, kunt u een organisatie zoeken op naam of KvK-nummer en deze velden automatisch door Legalsense laten invullen. Zie het artikel ↪ Bedrijfsgegevens opzoeken.

Factuuradres

Met het veld Adrestemplate bepaalt u hoe het contact op declaraties verschijnt, bijvoorbeeld met of zonder “T.a.v.” voor de naam van het contact.

Het veld “Adrestemplate” op het formulier voor een nieuw contact, met de keuzelijst met beschikbare templates.

Vul de overige adresvelden in om het factuuradres compleet te maken. Later kunt u meer adressen aan het contact toevoegen; zie Een contact bewerken hieronder.

Debiteur- en declaratiegegevens

In dit onderdeel bepaalt u of en hoe het contact rechtstreeks wordt gedeclareerd.

• Debiteur: vink dit aan als declaraties aan dit contact kunnen worden gericht, bijvoorbeeld omdat het een cliënt is, of omdat het namens een cliënt betaalt. Een contact dat als cliënt is aangemaakt, is altijd debiteur. Zodra u een contact als debiteur opslaat, kent Legalsense automatisch een Debiteurennummer toe.
• Accountmanager: de fee earner die verantwoordelijk is voor de relatie met dit contact. U kunt later op dit veld zoeken en filteren; zie het artikel ↪ Contact zoeken.
• Btw-nummer en Toepasbare btw: leg voor een debiteur het btw-nummer vast en kies hoe de btw geldt: Standaard, Intracommunautaire prestatie (ICP) of Levering buiten EU. Legalsense gebruikt deze instelling om de btw op declaraties aan dit contact juist te berekenen en te vermelden. In het artikel ↪ Btw-tarieven leest u welke optie van toepassing is.
• Opmerkingen: vrije tekst met achtergrondinformatie over het contact, voor uzelf of uw collega's. Houd er rekening mee dat een deel van deze opmerkingen in de pdf-export van een conflict check kan verschijnen. Leg hier dus niets vast wat daar niet zichtbaar mag worden.
• Tags: vrije labels die u aan een contact kunt toevoegen om het voor uw eigen doeleinden te groeperen of te filteren. Tags verschijnen ook in de pdf-export van een conflict check.

Heeft het contact de rol van debiteur? Vul dan ook de velden E-mail en Secundaire e-mail in als declaraties en herinneringen per e-mail moeten worden verstuurd:

• Vul het e-mailadres in van de organisatie, afdeling of persoon die de declaratie moet ontvangen, en vink Declaratie 'Aan' aan.
• Moet het contact ook betalingsherinneringen ontvangen? Vink dan Aanmanen 'Aan' aan.
• Vul voor extra ontvangers van de declaratie hun e-mailadres in bij Secundaire e-mail en vink Declaratie CC aan.

Een contact bewerken

Om een contact te bewerken, selecteert u het eerst: ga naar Dossiers → Contacten en klik op het contact dat u wilt openen. Meer over het vinden van een bepaald contact leest u in het artikel ↪ Contact zoeken.

Het contactoverzicht toont alle informatie over het geselecteerde contact.

Overzichtspagina van een contact, met de knop om het contact te bewerken.

Klik rechtsboven op de contactpagina op Bewerken om hetzelfde formulier te openen als bij het toevoegen van een nieuw contact (zie Een contact toevoegen hierboven). Daar kunt u de gegevens van het contact bewerken.

Om een tweede of nieuw adres toe te voegen, klikt u op Nieuw adres. Met de iconen rechtsboven bij een adres kunt u het adres bewerken, het niet langer als standaardadres instellen of het verwijderen.

Het onderdeel “Adressen” op de overzichtspagina van een contact.

U kunt ook een nieuw contact aan dit contact koppelen, of een bestaand contact koppelen, onder Contactpersonen aan de rechterkant van de pagina.

Heeft het contact de rol van debiteur, wat bij cliënten altijd zo is? Dan toont het contactoverzicht ook aan welke actieve en gearchiveerde dossiers het is gekoppeld.

Contactpersoon

Is het contact een organisatie? Gebruik dan het onderdeel Contactpersonen om er een of meer personen aan te koppelen. U kunt een bestaand contact uit Legalsense koppelen met Bestaand contactpersoon toevoegen, of op Nieuw contact klikken om direct vanuit dit scherm een nieuw contact aan te maken en te koppelen.

Het onderdeel “Contactpersonen” op de pagina van een contact, met de knoppen “Bestaand contactpersoon toevoegen” en “Nieuw contact”.

Een contact vinden

Zodra een contact bestaat, gaat u naar Dossiers → Contacten om door de lijst met contacten te bladeren, of klikt u op Meer filters om te filteren op rol, btw-gegevens, locatie en meer. Zie het artikel ↪ Contact zoeken voor alle filters.

Wat u met een contact kunt doen

Zodra een contact bestaat, gebruikt Legalsense het op verschillende andere plekken:

• Conflict check: de naam van een contact, het type (Organisatie of Natuurlijk persoon) en de bijbehorende dossiers horen bij waar een conflict check op zoekt. Het KvK-, btw- of identificatienummer, de accountmanager, de opmerkingen en de tags verschijnen allemaal in de geëxporteerde pdf. Zie het artikel ↪ Conflict check.
• KYC- en compliancedocumenten: u kunt documenten zoals een identificatiebewijs of ondertekende voorwaarden direct aan een contact koppelen, naast de cliënt of het dossier. Zie het artikel ↪ KYC en compliance.
• Declareren: een contact met de rol van debiteur kan worden gekozen als de partij aan wie een declaratie wordt gericht, met de declaratie- en btw-gegevens die erbij zijn vastgelegd.
• Dossiers: een contact kan aan een of meer dossiers worden gekoppeld in een rol zoals wederpartij of ander betrokken contact. Daardoor verschijnt het ook in een conflict check op dat dossier.

Overige opties

Archiveren

Klik op Archiveren om het contact of de contactpersoon te archiveren. Het contact verdwijnt dan uit de lijst met actieve contacten en komt in de lijst met gearchiveerde contacten. U kunt een contact alleen archiveren als het niet aan een actief dossier is gekoppeld en er geen onbetaalde declaraties aan zijn gekoppeld.

Verwijderen

Klik op Verwijderen om het contact te verwijderen. U kunt een contact alleen verwijderen als er geen declaraties aan zijn gekoppeld, betaald of onbetaald. Ook mag het contact niet in gebruik zijn bij een actieve cliënt, niet aan een actief dossier gekoppeld zijn en niet aan een actieve persoon of organisatie gekoppeld zijn.

Let op: U kunt een contact ook direct vanuit de lijst met contacten archiveren of verwijderen. Klik op het archiveericoon om het te archiveren, of op het prullenbakicoon om het te verwijderen.