Release 21.12 - December 2021

In de recent gestuurde email voor release 22.03 is helaas niet de juiste verwijzing toegevoegd. Hierbij de juiste verwijzing naar de release notes 22.03. Excuses, voor het ongemak.

De Legalsense update van december 2021 heeft versienummer 21.12 en bevat de volgende wijzigingen:

eVerbinding (E-facturatie)

In Legalsense is het nu mogelijk om gebruik te maken van elektronisch factureren via eVerbinding (eConnect). Elektronisch factureren houdt, in dit geval, in dat een factuur via Legalsense in XML wordt aangemaakt, vervolgens via het PEPPOL-netwerk wordt verstuurd en daarna in de administratie van de ontvanger wordt geboekt.

Wanneer u gebruik wilt maken van eVerbinding, kunt u hiervan melding maken bij de supportafdeling van Legalsense, zodat zij deze functionaliteit voor u kunnen inschakelen.
Zodra de functionaliteit is ingeschakeld kunt u eVerbinding configureren. Hoe u dit kunt doen staat uitgelegd in het artikel eVerbinding.

Tags

In Legalsense kunnen nu tags toegevoegd worden aan cliënten, dossiers, en contacten. Met deze functionaliteit is het mogelijk om zelf tags te creëren en te gebruiken. Vervolgens kan op deze tags gezocht en gefilterd worden in de lijsten van cliënten, dossiers en contacten. Tags kunnen direct worden aangemaakt bij het toekennen van een tag óf via ‘Instellingen – Lijsten – Tags’.

Chinese walls

Voor kantoren die een gecombineerde praktijk voeren en de ‘Chinese walls’ gebruiken is er een belangrijke wijziging. De ‘Chinese wall’ werd bepaald aan de hand van de praktijkgroep die op een dossier werd ingesteld. Een praktijkgroep kan bij het notariaat horen, bij de advocatuur of bij geen van beide (algemeen). Het bepalen van de Chinese wall van een dossier is nu losgekoppeld van de praktijkgroep. Er is een nieuw verplicht veld ‘Chinese wall type’ toegevoegd dat alleen gekozen kan worden bij het aanmaken van een dossier. Dit veld heeft drie keuzes: ‘Advocaat’, ‘Notariaat’ of ‘Beide’. Wanneer er voor ‘Beide’ wordt gekozen wordt er geen Chinese wall toegepast op het dossier (ongeacht welke praktijkgroep wordt gekozen). Het bepalen of een gebruiker in Legalsense bij het notariaat of de advocatuur hoort, gebeurt wel nog op basis de praktijkgroep.
Alle bestaande dossiers in uw omgeving hebben automatisch een Chinese wall type toegekend gekregen op basis van de praktijkgroep van het dossier. Er verandert voor uw bestaande dossiers dus niets.

Tijd

Er is een extra kolom ‘Bedrag’ toegevoegd onder ‘Tijd’ - ’Zoeken’ die de (verwachte) waarde in uw standaard valuta toont.

Cliënten, Contacten en Dossiers

• Bij het instellen van tarieven voor cliënten of dossiers werden tot op heden alle medewerkers of functies van uw kantoor getoond. Bij grote aantallen medewerkers of functies werd het formulier hierdoor erg lang. Onder ‘Instellingen – Systeem’ kunt u nu ervoor kiezen om bij een bepaald aantal medewerkers of functies de velden standaard te verbergen én alleen de al aangepaste tarieven te tonen. Via een ‘toevoegen’ optie kunt u zoeken naar een medewerker of functie om hiervoor ook een aangepast tarief in te stellen.
• In een dossier kan bij het stopzetten van tijdschrijven een opmerking geplaatst worden die zichtbaar is in het dossier onder ‘Processen’.
• Voor gearchiveerde contacten, cliënten en dossiers kunnen alleen nog de specifieke ‘archiefvelden’ bewerkt worden. Voor contacten en cliënten gaat het dan alleen om de ‘archiefdatum’. Voor dossiers zijn er meer archiefvelden. Om de andere gegevens te bewerken, moet u het object uit het archief halen.
• Voor gearchiveerde cliënten en contacten wordt de archiveringsdatum getoond op de detailpagina: ‘Gearchiveerd op’. Dit veld wordt ook weergegeven in de Excel export van de archieflijsten.
• Voor Contacten zijn er bij ‘Uitgebreid zoeken’ drie nieuwe zoekvelden ‘Is cliënt?’, ‘Contactpersoon cliënt?’ en ‘Dossier contacttype’ toegevoegd. ‘Is cliënt?’ geeft alleen contacten terug die wel of niet Legalsense cliënt zijn. ‘Contactpersoon cliënt?’ geeft contactpersonen terug die wel of niet gekoppeld zijn aan een organisatie die een cliënt is. ‘Dossier contacttype’ geeft contacten terug met een bepaalde rol (contacttype) in een dossier. Let op dat als er bij deze rollen ook een rol ‘cliënt’ is toegevoegd, dit niet betekent dat deze contacten ook terugkomen bij het zoeken op alleen cliënten, en vice versa komen deze cliënten niet terug bij het zoeken op Legalsense cliënten (via ‘Is cliënt?’).
• Bij het exporteren van contacten naar Excel is de optie om contacten te exporteren met alleen e-mailadressen toegevoegd.
• In de 'Conflict check' is het zoeken op namen verbeterd zodat het zoeken op losse delen van een naam beter werkt. Bijvoorbeeld het zoeken op 'B. van Veen' geeft ook resultaten voor 'B. van der Veen'.
• De 'Conflict check' is uitgebreid en doorzoekt ook gebruikers (medewerkers) en crediteuren. Zo worden bijvoorbeeld ook oud-medewerkers van uw kantoor teruggevonden. De ‘Conflict check’ voor eventuele historische gegevens is uitgebreid met velden voor ‘Cliënt contacten’ en ‘Dossier contacten’.
• De archiefvelden bij dossiers zijn uitgebreid met velden om aan te geven dat een dossier is opgevraagd uit het archief: ‘opgevraagd op’, ‘opgevraagd door’ (gebruiker) en ‘opgevraagd opmerkingen’.
• Bij het archiveren van een dossier kan een bewaartermijn worden gekozen. Er kunnen verschillende bewaartermijn (in jaren) worden geconfigureerd. Op basis van de gekozen bewaartermijn wordt de ‘einddatum’ berekend. Deze datum wordt weergegeven op de dossierpagina en is toegevoegd aan de Excel export van de archieflijst.

Wwft

• Het is mogelijk om 'Contactpersoon' te selecteren als 'Type vertegenwoordiger' bij het toevoegen of wijzigen van een vertegenwoordiger aan het Wwft dossier.
• Bij de vertegenwoordigers is een extra kolom 'Geverifieerd' toegevoegd, waarin u kunt aangeven of de bevoegdheid van de vertegenwoordiger is gecontroleerd. 
• Wanneer u het UBO formulier toevoegt aan het Wwft dossier, wordt automatisch het veld 'UBO register geraadpleegd' op 'Ja' gezet.
• Wanneer u een UBO toevoegt of wijzigt is het veld 'Land' een verplicht veld.
• Onder 'Instellingen' - 'systeem' is de instelling 'Transparantieregister als documentstype' toegevoegd. Dit maakt het mogelijk om het documentstype 'Bewijs van inschrijving in het transparantieregister' te verbergen als u dit uit zet.

Declaraties

• In het 'Voorschottenoverzicht' onder 'Declaraties' is een extra kolom met 'Laatste voorschotdatum' toegevoegd. Dit is de datum van het laatste voorschot dat voor het dossier werd aangemaakt. Bij de zoekvelden is dit datumveld ook toegevoegd (van / t/m).
• Er is een extra zoekveld 'Praktijkgroep dossier' aan de declaratielijst toegevoegd (via 'Uitgebreid zoeken').
• Er is een extra zoekveld 'Praktijkgroep dossier' aan het debiteurenoverzicht, 'Declaraties' - 'Debiteuren beheer', toegevoegd (via 'Uitgebreid zoeken').
• Er is een extra zoekveld ‘Tijdschrijver’ aan de declaratielijst toegevoegd (via ‘Uitgebreid zoeken’). Hiermee kunt u declaraties zoeken waar tijdregels van een specifieke tijdschrijver op staan.
• De e-mail met een overzicht van betalingen (van declaraties) die vanuit Legalsense verstuurd kan worden onder ‘Declaraties’ - ‘Betalingen’ is uitgebreid met de kolom debiteur.

Rapporteren

• Er is een nieuwe rapportage functie voor ‘Tarieven’ beschikbaar onder ‘Rapporten – Tarieven’. Deze functie maakt het mogelijk om rapportages en overzichten te verkrijgen op basis van de tarieven die binnen uw organisatie zijn ingesteld. In dit overzicht zijn diverse zoekfilters opgenomen waarmee u uw zoekopdracht kunt verfijnen. Ook heeft u de mogelijkheid om de zoekresultaten te exporteren naar Excel.
• In het performance overzicht ('Rapporten' - 'Performance') wordt bij een groepering de gekozen groepering vetgedrukt getoond in het overzicht.

Gebruikers / Beveiliging

• De rechten om de lijsten van cliënten, contacten, dossiers en Wwft dossiers te exporteren, zijn losgekoppeld van de rechten om deze lijsten te zien. Vanaf nu is het mogelijk om het exporteren van deze gegevens te blokkeren terwijl de gebruiker de gegevens wel kan inzien.
• In het overzicht van de gebruikers is een extra kolom ‘SSO’ toegevoegd. Hierdoor is direct te zien welke gebruikers er gebruik maken van Single Sign-on (SSO).
• Voor het koppelen van Microsoft Azure gebruikers aan Legalsense gebruikers is een ‘Bulk link’ functie toegevoegd. Op basis van het e-mailadres wordt geprobeerd om gebruikers automatisch te ‘matchen’. U kunt de gegevens vervolgens nalopen alvorens dit te bevestigen.
• Bij het configureren van een Single Sign-on provider (e.g. Microsoft Azure AD) kunt u instellen dat u de login via SSO wilt afdwingen. Hierdoor is het voor gekoppelde gebruikers alleen nog mogelijk om via SSO in te loggen in de omgeving. Niet-gekoppelde actieve gebruikers kunnen alsnog inloggen via de inloggegevens van Legalsense.

Integratie boekhoudsoftware

Bij het weergeven van derdengelden uit Exact Financials zijn het boekstuknummer, de valuta en het bedrag in vreemde valuta toegevoegd.

Instellingen

• Onder 'Instellingen' zijn integraties met externe diensten nu in één submenu verzameld. U kunt dit terugvinden onder 'Instellingen' - 'Integraties'. Hieronder vindt u aan de linkerzijde alle integraties die bij uw systeem staan ingesteld zoals bijvoorbeeld Company.info, Netdocuments, etc.
• Voor het bepalen van de werkbare dagen in een jaar en het verdelen van urentargets, gebruikt Legalsense een vakantiekalender die per land kan worden ingesteld. Deze kalender kan nu op verzoek ook worden uitgezet zodat alle werkdagen in een jaar als werkbare dagen worden gezien.
• Het beheren van LEDES templates is beschikbaar gemaakt voor gebruikers die het recht ‘manage_ledes’ hebben. Indien u graag zelf de LEDES templates wilt kunnen beheren, kunt u hierover contact opnemen met Legalsense support.
• Voor het versturen van e-mails vanuit Legalsense is de optie toegevoegd om de Nederlandse e-maildienst Flowmailer (https://flowmailer.nl) te gebruiken.
• Legalsense is nu ook beschikbaar in de Zweedse taal.

API

• In de APIv2 is het veld 'billed_on_invoice_id' toegevoegd aan het Logline endpoint (Time entries).
• In de APIv2 zijn ‘custom fields’ beschikbaar gemaakt voor het Client endpoint.
• Het hierboven beschreven veld voor 'chinese wall type' is toegevoegd aan het Matter endpoint voor APIv1 en v2. Voor APIv1 wordt het veld automatisch gevuld wanneer deze niet wordt meegegeven én er op het dossier een praktijkgroep is gekozen met een specifiek 'Chinese wall' type (Advocatuur of Notariaat).

Auditlog (afzonderlijke add-on)

• Het auditlog is voorzien van een nieuwe ‘look and feel’.
• De auditlog tabel kan gesorteerd worden door op de kolomnaam te klikken.
• Er is een zoekveld toegevoegd om de auditlog tabel te filteren op datum en tijd.