Release 24.04 April – Legalsense

De Legalsense update van april 2024 heeft versienummer 24.04 en bevat de volgende wijzigingen:

Abonneren op rapporten

Er is een nieuwe functie aanwezig in de rapportage module: abonneren op rapporten.

Het abonneren op rapporten biedt u de mogelijkheid om rapporten direct in uw mail te ontvangen.

Voor het kunnen beheren van deze functionaliteit is de volgende permissie benodigd:

'manage_reportsubscription': hiermee heeft u de toegang om alle abonnementen op rapporten te beheren van iedere gebruiker. Deze permissie is toegevoegd aan de rechtengroepen die reeds de permissie 'manage_report' bevatten (in de standaardopzet van de Legalsense rechtengroepen is dat in ieder geval 'Reporting management').

Let op! Indien u deze permissie niet heeft, is het enkel mogelijk om u te abonneren op rapporten waar u toegang tot heeft. Heeft u geen toegang tot een specifiek rapport dan kunt u zich hier ook niet op abonneren. Voor meer informatie over het abonneren op rapporten verwijzen wij u graag door naar ons kennisbank item Rapport abonnementen.

Wachtwoorden minimaal 12 karakters lang

De minimale standaard wachtwoord lengte is aangepast van 8 naar 12 karakters om de veiligheid van Legalsense wachtwoorden te verhogen en daarmee ook uw data. Gebruikers met een wachtwoord van 12 karakters of meer hoeven hier verder geen aanpassingen voor te doen. Gebruikers met een wachtwoord kleiner dan 12 karakters zal gevraagd worden zijn/haar wachtwoord te wijzigen na het inloggen in Legalsense.

Tijd

Er zijn twee kolommen toegevoegd aan de Excel export van tijd: 'Moedercliënt' en 'Hoofdcliënt'.
Een veld 'Declaratie verantwoordelijke' is toegevoegd aan de 'Tijd' - 'Zoeken' pagina. Wanneer u dit veld gebruikt, worden alle tijdregels die gekoppeld zijn aan dossiers waar de geselecteerde medewerker als 'declaratie verantwoordelijke' is ingesteld, getoond.
Het uren rapport is bijgewerkt met de optie om een datum periode te kunnen selecteren. Wanneer de begindatum en de einddatum hier worden ingevoerd, worden enkel de tussenliggende dagen getoond in het urenrapport.

Cliënten, dossiers en contacten

Tags op cliënten, dossiers en contacten worden getoond in een extra kolom in de conflict check. De kolom is toegevoegd aan het eind van de tabel en toont de tags van de objecten die als resultaat van uw conflict check naar voren zijn gekomen.
Het is mogelijk om een intern/ persoonlijk niet-declarabel dossier aan te maken met een afwijkend nummer, zelfs als u Legalsense gebruikt in combinatie met Epona ContactManager. Om dit te kunnen uitvoeren zijn er wel permissies benodigd. Meer informatie over het aanmaken van niet-declarabele dossiers kunt u vinden in ons kennisbank item Toevoegen niet-declarabel/intern dossier.
Een extra veld 'Naam op declaratie' is toegevoegd bij het toevoegen van een subdossier aan een dossier, wanneer deze functionaliteit voor uw omgeving is geactiveerd. Dit veld biedt u de mogelijkheid om een andere naam te geven aan een subdossier, die gebruikt kan worden op de declaratie, vergelijkbaar met producten. Om dit veld op uw declaraties te kunnen gebruiken, dient u dit te laten configureren in uw declaratie templates. U kunt Legalsense support contacten om dit voor u te bewerkstelligen.

Declaraties

Wanneer u een nieuwe declaratie run start, bijvoorbeeld per verantwoordelijke advocaat, had u een lijst met dossiers die u kunt (de)selecteren per dossier. Het is nu mogelijk om de gehele lijst in één keer te (de)selecteren en/of te filteren in de dossiers.
Het filter 'Moedercliënt' is toegevoegd aan de 'Uitgebreid zoeken' functie van het 'Debiteurenbeheer'. Het resultaat toont alle onbetaalde declaraties die gekoppeld zijn aan een cliënt, die gekoppeld is aan de moedercliënt.
Het filter 'Hoofdcliënt' is toegevoegd aan de 'Uitgebreid zoeken' functie van het 'Debiteurenbeheer'. Het resultaat toont alle onbetaalde declaraties die gekoppeld zijn aan een cliënt, die gekoppeld is aan de hoofdcliënt.
Er zijn drie kolommen 'Honorarium', 'Verschotten' en 'Overige' toegevoegd aan de Excel export van declaraties uit 'Declaraties' en de Excel export van onbetaalde declaraties uit het 'Debiteurenbeheer'. De waardes in deze kolommen zijn exclusief btw en tonen een subtotaal van het totaal exclusief btw.
Het veld {{ firm }} kan gebruikt worden in declaratieteksten en e-mailteksten. Dit veld toont de naam van de entiteit (indien in uw omgeving meerdere kantoren/entiteiten zijn geconfigureerd) die toebehoort aan de declaratie. Zie voor meer informatie het artikel Declaratieteksten.
Het 'Periode' veld van een declaratie kan leeggemaakt worden. Waneer u hier geen waarde invoert, zal deze automatisch gevuld worden.
Legalsense toont een notificatie op conceptdeclaraties wanneer er tijdregels gevonden zijn die voldoen aan de criteria van de conceptdeclaratie, maar niet op de conceptdeclaratie staan. Deze notificatie is uitgebreid met verschotten en producten.

Rapporten

Een nieuwe kolom "Declarabele %' (declarabele percentage) is beschikbaar in de rapportenbouwer voor rapporten gebaseerd op 'Tijd en honorarium, gedeclareerd en ongedeclareerd'. De kolom kan ook toegevoegd worden aan het performance rapport. Het declarabele percentage is samengesteld op basis van de declarabele tijd in verhouding tot de totale geschreven tijd. Wanneer u deze kolom in uw performance rapport wilt hebben, kunt u contact opnemen met Legalsense support om dit te configureren.

Gebruikers

Wanneer u de details van een inactieve of gearchiveerde gebruiker bekijkt, ziet u de status 'Inactief' of 'Gearchiveerd' naast de naam staan. Daarnaast wordt ook getoond of een gebruiker 'Kiesbaar' of 'Niet kiesbaar' is. Voor actieve gebruikers die zijn gemarkeerd als 'Niet kiesbaar; wordt deze status ook getoond.

Integraties

Afhankelijk van de instellingen van uw integratie, worden dossiers en debiteuren verzonden vanuit Legalsense naar uw boekhoudapplicatie. Wanneer u een object verwijderd in Legalsense en het object is nog niet verstuurd naar uw boekhouding, blijft deze in de wachtrij staan. Met als gevolg dat er een foutmelding komt wanneer de wachtrij gesynchroniseerd wordt. Om dit te voorkomen, wordt het verwijderde object ook uit de wachtrij verwijderd, zodat de synchronisatie verder kan gaan en hier niet tussentijds op vast loopt.
Verschotten die ingevoerd zijn via Basecone/Twinfield en geïmporteerd worden in Legalsense met de PDF bijlage van de factuur van het verschot werden niet automatisch als PDF bijlage opgenomen in de declaratie in Legalsense, wanneer 'Voeg PDF toe bij declaratie' aangevinkt was. Dit is verholpen, waardoor de PDF bijlage van de factuur van het verschot wel automatisch toegevoegd wordt aan de declaratie in Legalsense.

API

List endpoints kunnen gefilterd worden bij datetime (in ISO 8601 format). Dit kan gedaan worden voor de volgende velden: 'modified_date__gte', 'modified_date__lte', 'created_date__gte' and 'created_date__lte'.