Release 24.11 November

Tijd schrijven voor andere tijdschrijvers

Wanneer u tijd schrijft, is het mogelijk om direct tijd te scrhijven voor andere tijdschrijvers. Een nieuwe optie 'Voeg tijdschrijvers toe' is hiervoor beschikbaar. Wanneer u op deze optie klikt verschijnt er een veld waarin u andere tijdschrijvers kunt kiezen:

Wanneer u andere tijdschrijvers toevoegt aan uw tijdregel, wordt de tijd die u schrijft ook voor de andere tijdschrijver(s) geschreven. Een notificatie laat u weten dat de tijdregel succesvol is aangemaakt:

De tijdschrijvers die u heeft toegevoegd, krijgen ook een notificatie dat een tijdregel voor hen is aangemaakt:

Hou er aub rekening mee dat deze functionaliteit enkel beschikbaar is bij het aanmaken van een tijdregel. Wanneer de tijdregel is aangemaakt, kunt u niet meer achteraf tijdschrijvers toevoegen of wijzigingen aan de al toegevoegde tijdschrijvers aanbrengen. Eventuele wijzigingen die u na het opslaan maakt, gelden enkel voor uw eigen tijdregel. De tijdregels van de andere gebruikers blijven ongewijzigd.

De mogelijkheid om tijd te schrijven voor andere tijdschrijvers is toegevoegd voor alle gebruikers met de permissie 'add_my_logline' door het toevoegen van de permissie 'add_multi_user_logline' aan dezelfde groep(en). Wanneer u tijdschrijvers deze mogelijkheid niet wilt bieden, kunt u contact opnemen met Legalsense support. 

Voor meer informatie over het schrijven en/of bewerken van tijd, verwijzen wij u graag naar het kennis artikel Tijd schrijven en bewerken.

Tarief factor

Een nieuw veld 'Tarief factor' is toegevoegd aan de verrichtingtypes via 'Instellingen' - 'Lijsten' - 'Verrichtingen'. Dit veld biedt u de mogelijkheid om een factor in te voeren die toegepast wordt op het tarief van de tijdregel. Bijvoorbeeld, wanneer u een spoedgeval buiten kantooruren behandeld, kunt u een verrichtingtype aanmaken genaamd 'Spoedgeval buiten kantooruren' en hierop een tarief factor van 2.0 instellen. Alle tijdregels geschreven met deze verrichting zullen een verdubbeling krijgen van het tarief (het geselecteerde tarief maal 2). Omgekeerd, wanneer u een tarief factor van 0.5 instelt, wordt de waarde van de tijdregel verminderd met 50%.

Het factorveld is niet gekoppeld aan een periode (begin- en einddatum), wat inhoud dat wijzigingen aan de factor op het verrichting type invloed heeft op alle tijdregels die nog niet zijn gedeclareerd (onderhanden werk). Wanneer u de waarde van de factor van een verrichting wijzigt, zullen alle gerelateerde tijdregels herberekend worden. Deze herberekening vindt plaats in de nachtelijke verwerking, wanneer u een tijdregel opnieuw opslaat of wanneer u een nieuwe conceptdeclaratie aanmaakt. Echter, het opnieuw opslaan of wijzigen van een al aangemaakte conceptdeclaratie zal niet leiden tot een herberekening van de tijdregels die al op de desbetreffende concept declaratie staan. 

Voor meer informatie over het gebruik van verrichting types verwijzen wij u graag naar het artikel Verrichtingen.

Insolventie: Recofa tarief

Het nieuwe Recofa tarief voor insolventiedossiers is voor 2025 vastgesteld op € 267,05. Dit nieuwe tarief is toegevoegd aan Legalsense en wordt automatisch toegepast op tijdregels in 2025 wanneer het Recofa tariefschema op een dossier is ingesteld. 

Dossiers, Cliënten en Contacten

Om dubbele contacten te voorkomen, is de suggestiefunctionaliteit verbeterd. Op basis van de invoer die u geeft, kan Legalsense een suggestie doen van al bestaande contacten met soortgelijke waardes. Dit gebeurt aan de hand van de volgende criteria en is niet hoofdlettergevoelig:

• Wanneer u de 'Voornaam' en 'Achternaam' velden invoert, worden alle contacten met dezelfde voornaam en achternaam gesuggereerd.
• Wanneer u de 'Voornaam', 'Tussenvoegsel' en 'Achternaam' velden invoert, worden alle contacten met exact dezelfde voornaam, tussenvoegsel en achternaam gesuggereerd.
• Wanneer u het 'Organisatie' veld invoert, worden alle contacten met dezelfde organisatienaam gesuggereerd.

Declareren

• Wanneer u gebruik maakt van de declaratieworkflow, kunnen gebruikers in de permissiegroep 'Financial Admin' het taken overzicht beheren. Dit overzicht toont alle taken in de declaratieworkflow ongeacht de toegewezen gebruiker en biedt de mogelijkheid tot het aanpassen van deze taken.
  Om meer flexibiliteit te bieden, is een nieuwe permissie 'view_task_overview' toegevoegd. Deze permissie biedt gebruikers inzage tot het takenoverzicht zonder dat zij in de permissiegroep 'Financial Admin' zitten en zonder de mogelijkheid tot het bewerken van taken die niet aan hen zijn toegewezen.

• Een 'Finaliseren' knop is toegevoegd aan het taken overzicht, om zo gebruikers uit de groep 'Financial Admin' de mogelijkheid te bieden om goedgekeurde conceptdeclaraties in bulk te finaliseren. Deze knop is enkel zichtbaar voor gebruikers die het takenoverzicht kunnen beheren en de permissie 'finalize_invoice' hebben. 
  Wanneer één of meer conceptdeclaraties niet gefinaliseerd kan worden, zal een foutmelding getoond worden, terwijl de overige conceptdeclaraties wel succesvol gefinaliseerd zullen worden. 

• Het PO nummer (factuurreferentie) is toegevoegd aan de declaratie Excel export. Deze referentie wordt bepaald op basis van het hoofddossier van een dossierkoppeling of, wanneer geen dossierkoppeling aanwezig is, door het eerste dossier op de declaratie.

• We hebben het veld 'client name' toegevoegd aan de mogelijke codes die gebruikt kunnen worden in declaratieteksten templates (koptekst, voettekst, e-mail onderwerp of bericht). Om de cliëntnaam op te nemen in uw declaratie tekst, hoeft u enkel {{ client_name }} toe te voegen aan uw template.
  Voor meer informatie over het gebruik van declaratieteksten en codes, verwijzen wij u graag naar ons kennis artikel Declaratieteksten

• Wanneer u gebruik maakt van subdossiers/producten, kunt u subdossier types en/of product types aanmaken via 'Instellingen' - 'Lijsten' - 'Subdossier/product types'.
  Wanneer de LEDES functionaliteit actief is in uw omgeving, is een veld voor de LEDES taak code toegevoegd bij het aanmaken of bewerken van subdossiertypes. Als een LEDES taakcode toegewezen is aan een subdossiertype, zal dit de taakcode ingesteld op de verrichting overschrijven en gebruikt worden als de LINE_ITEM_TASK_CODE in LEDES exports.
  

  Deze toevoeging vereenvoudigt het beheer van complexe LEDES-taakcodes en activiteitencodes. Het subdossiertype bepaalt nu de UTBMS-taakcode (LEDES-taakcode), terwijl de verrichting de LEDES-activiteitencode bepaalt. Dit zorgt ervoor dat de juiste bijbehorende UTBMS-codes worden gebruikt voor uw LEDES-exporten wanneer u met subdossiers werkt. 

Gebruikers

Alleen gebruikers met de permissie 'manage_client' konden de tarieven die voor een cliënt zijn ingesteld bekijken. Het is nu ook mogelijk om cliënttarieven in te zien met de permissie 'view_client_financials'. Dit betekent dat gebruikers met de permissie 'view_client_financials' en/of 'manage_client' de cliënttarieven kunnen zien.

Integratie: Lyanthe

Lyanthe is een softwareoplossing die is ontworpen om het verwerken van inkoopfacturen te automatiseren. Door gebruik te maken van geavanceerde technologieën zoals Optical Character Recognition (OCR) en Robotic Process Automation (RPA), digitaliseert en stroomlijnt Lyanthe de factuurworkflows, waardoor de handmatige inspanning aanzienlijk wordt verminderd.

Legalsense heeft een integratie met Lyanthe geïntroduceerd voor klanten die Twinfield gebruiken, vergelijkbaar met de bestaande integratie met Basecone. Deze verbetering stroomlijnt het verwerken van inkoopfacturen.

APIv3

• Het Invoice endpoint ondersteunt nu het downloaden van documenten, hiermee is het mogelijk om de declaratie in PDF en UBL (XML) format te downloaden. 
• Het Client endpoint ondersteunt het zoeken van de cliëntnaam (niet hoofdlettergevoelig) via de query parameter filter optie.
• In het Invoice endpoint is het veld 'credit_remarks' hernoemd naar 'credit_comments'.